企業 AI 助手先維持關閉，等管理員打開
2026 年 9 月 29 日，OpenAI 推出 dots：常駐的 agent，各自有一台雲端電腦，你不在對話裡它仍可以繼續做。產品說明寫，Pro 與 Business Premium 開始逐步開放；Enterprise（含教育與醫療工作區）要等管理員把 beta 打開。說明中心寫得更硬：Use dots (Beta) 對 Enterprise 預設是關的。別的權限要等這顆開關打開才有意義。專用的 dot 還在小範圍試點，職責、可用工具、人怎麼審，由他們的工程與你的公司一起定。
Enterprise 上那顆 Use dots 預設關閉，對中小企業是可以抄的做法，不管你最後用不用 ChatGPT。抄的是開關放在管理員手上，不是叫你去開同一個產品。助手上線的第一天，不該擁有改訂單的能力。先寫一份人讀得懂的範圍：它可以讀已經核准的問答，也可以讀訂單狀態；它可以草擬回覆；它不可以取消、退款、改金額，也不可以把信寄給整份客戶名單。若是這份範圍還沒寫完，管理員就把開關維持在關。寫完了，由進得了後台的那個人打開，不要由每位員工各自把自己的帳號接上公司資料。
這次跟聊天窗不一樣的地方，是助手會常駐。人把對話關起來，工作仍可能在那台雲端電腦上繼續。所以「今天下班前看一眼對話」不夠。管理員要知道它明天還會不會寄信，還會不會去點後台。OpenAI 的安全說明寫，你選要接哪些帳號，重要決定留在你手上，每個 dot 的脈絡可以重置。該頁把權限放在人這一側。抄到你自己的助手，就是：取消、退款、寄信這種寫入，要有人看過再送出。不能因為它晚上還醒著，就讓它自己按送出。
公司的信箱和後台不要走私人帳號。若是個人方案的助手已經開放，員工用自己的訂閱去接共用 Gmail 或後台，公司工作區裡那顆開關就管不到這條路。信箱與語音那篇講過，確認要留在螢幕上，公司信箱別接到私人帳號。這篇補的是工作區：有公司方案，就用公司方案的那顆開關；沒有公司方案，就不要把後台帳號交給任何會在你離線之後繼續點的工具。後台最高權限仍不要交出去，見會點電腦的模型。
管理員把助手打開之後，每週看兩件事，不用看模型分數。第一件看工具清單：有沒有人多接了金流，或是多接了廣告後台。若是有，把多接的那一個工具從清單拿掉。第二件看它已經發出的訊息：有沒有承諾你沒核准的交期，或沒核准的價格。講錯的那一句要改在知識庫裡，不要只把那一則對話刪掉。若是客人已經讀到錯的價格，由人用原來的管道更正，不要等它自己再補一句。
我們幫人接企業助手時，用同一套問句，不把答案綁死在某一家模型上。知識是誰核准的。寫進訂單或寄出之前，是誰先看。沒把握的時候轉給誰。管理員能不能把整顆助手關掉。這四句的範圍見服務頁的 AI 段。產品可以換，這四個問題不換。若是供應商的後台找不到「關閉」，也找不到「只能草擬、不能送出」，就還沒到可以把公司信箱或訂單交給它的時候。
文末才對得上的兩個畫面
與夥伴做的 kakinang（askai.tw） 把流程寫成釐清、查核、確認、交接。客人要留單或預約時，畫面會先把內容攤開，等人看過再送出。回答用的是已經核准的那一份知識。沒把握就交給當時值班的人。這是寫入之前的確認，不是在官網上多放一個聊天框。上線之後客人還會走掉的原因，舊文助手上線了寫過，多半不是模型不夠新。
另一個畫面的範圍比較窄，而且公司的開關管不到。員工週五傳訊：「我用自己的 ChatGPT 接了客服信箱，它晚上會自己回。」公司工作區裡沒有一顆開關可以關掉他的私人訂閱。處理的人當天就把客服信箱跟那個私人帳號的連接解除。當週的客服改由人回。並且規定：共用信箱只接公司已經核過的工具。他的私人助手可以留在他自己的私事上，不要留在客服信箱上。
常見問題
個人版 ChatGPT 開了助手，公司要管嗎？
要管的不是他私人帳號裡有沒有開助手。要管的是那個助手有沒有接上公司信箱、後台、金流。個人訂閱的助手預設可能是開的，那一顆不是公司的開關。公司帳號和公司資料要跟私人助手分開。不要用私人助手去讀共用信箱。
預設關閉是不是就永遠不要開？
不是永遠不要開。先寫它能讀什麼、能寫什麼、誰來審。若是範圍只到查訂單狀態和草擬回覆，管理員可以開。若是範圍包含改單、退款、或寄信給全部客戶，就先不要開。範圍沒寫完之前，開關維持關。
kakinang 也是這樣嗎？
kakinang 公開的行為是：查已經核准的知識、留單或預約先攤開確認、沒把握就轉人。它不是上線之後就自動改你的訂單。產品說明在 askai.tw。這裡講的預設關閉，指的是同一種寫入前要有人看的範圍，不是說你必須改用那一個產品。
來源：OpenAI，2026-09-29；工作區說明；kakinang。開關名稱以你登入當下的後台為準。